TIPO
PRODUTO
PROJETO DE
BY DESIGN STUDIO
PAPEL
PRODUCT DESIGNER PRINCIPAL
ANO
2023
Discovery - Workflow
Discovery - Workflow
contexto.
O Workflow é uma ferramenta de gestão de projetos voltada para escritórios de engenharia, com foco em planejamento, controle de prazos, contratos e horas trabalhadas. Apesar de oferecer uma estrutura robusta, havia indícios de baixa adoção completa da plataforma e uso paralelo de outras ferramentas, como Trello, Excel e sistemas próprios.
O desenho da plataforma foi criado a partir de outro produto adquirido pela empresa. Dessa forma era necessário não apenas um redesign, mas também a reformulação do produto como um todo.
Antes de evoluir o produto, foi necessário entender com profundidade como os usuários estavam gerenciando seus projetos e onde estavam as principais fricções.
Objetivo da Discovery:
Identificar dores reais na gestão de projetos
Entender como o Workflow era utilizado na prática
Mapear lacunas entre expectativa e uso real
Identificar oportunidades de melhoria priorizáveis
processo.
Foram conduzidas pesquisas qualitativas com diferentes perfis de empresas e usuários, incluindo gestores, arquitetos e equipes técnicas.
As entrevistas exploraram:
Como os projetos eram gerenciados antes do Workflow
Quais módulos eram efetivamente utilizados
Quais funcionalidades geravam dúvidas ou resistência
Quais tarefas exigiam ferramentas paralelas
Quais informações eram consideradas críticas no dia a dia
A partir das entrevistas, foram organizados os relatos em clusters de dor, padrões recorrentes e oportunidades de produto.
Depois disso, as evidências iniciais indicavam:
Dificuldade em visualizar contratos ativos, projetos em andamento e prazos críticos
Dependência de planilhas para visão gerencial
Complexidade na compreensão de nomenclaturas e estrutura do sistema
Uso parcial da ferramenta
Resistência à adoção por parte de equipes acostumadas a outras soluções
O desafio não era adicionar mais funcionalidades, mas entender por que, mesmo com recursos disponíveis, os usuários ainda recorriam a ferramentas externas.
principais descobertas e impactos.
Falta de visão macro para gestão: Gestores demonstraram dificuldade em obter uma leitura rápida e consolidada de contratos ativos, projetos em andamento e prazos estourando. Essa limitação fazia com que recorressem ao Excel para obter controle estratégico.
Tempo como principal ativo: O controle de horas era uma necessidade central. Usuários buscavam acompanhar tempo estimado, realizado e duração por marco. Como o tempo representa o principal custo operacional, qualquer imprecisão impactava diretamente a confiança na ferramenta.
Complexidade estrutural e nomenclatura: Termos como “marcos” e “carteira de projetos” não eram intuitivos para todos os usuários. Havia dificuldade em entender a relação entre setup, kanban e marcos, indicando desalinhamento entre arquitetura do sistema e modelo mental do usuário.
Uso paralelo de ferramentas: Mesmo utilizando o Workflow, empresas mantinham Trello, Excel e WhatsApp como apoio. Isso indicava que o produto não estava completamente integrado ao fluxo real de trabalho ou não transmitia clareza suficiente para substituir ferramentas já consolidadas.
Escalabilidade de uso: Empresas com grande volume de tarefas relataram dificuldade com filtros e edição em lote. Isso revelou um problema de escalabilidade da experiência em cenários mais complexos.
O Discovery do Workflow evidenciou que o principal desafio do produto não estava na ausência de funcionalidades, mas no desalinhamento entre a estrutura do sistema e o modelo mental dos usuários. Gestores buscavam uma visão macro clara de contratos e projetos, enquanto projetistas priorizavam organização de tarefas e controle de tempo. Quando essas informações não estavam evidentes ou consolidadas, surgia um buraco no produto, o que levava ao uso complementar de ferramentas como Excel e Trello. Também foram identificadas complexidades semânticas e estruturais, com nomenclaturas pouco intuitivas e organização que exigia esforço cognitivo desnecessário.
A partir desses achados, redefinimos as prioridades do produto para: fortalecer a visão gerencial, dar protagonismo às métricas de tempo e simplificar a arquitetura da informação. O impacto foi estratégico, em vez de expandir funcionalidades, direcionamos esforços para clareza, organização e aderência ao fluxo real de trabalho, reduzindo decisões baseadas em suposição e trazendo mais segurança para a evolução do produto.
Quer saber mais sobre esse projeto?
Cada projeto tem suas particularidades e experiências que não são possíveis de explicar em uma página de case. Mande uma mensagem e ficarei feliz em falar mais sobre ele.
Contato
Para saber mais sobre mim ou sobre os projetos é só entrar em contato e ficarei feliz em conversar
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PRODUTO
PROJETO DE
BY DESIGN STUDIO
Discovery - Workflow
sobre.
O Workflow é uma ferramenta de gestão de projetos voltada para escritórios de engenharia, com foco em planejamento, controle de prazos, contratos e horas trabalhadas. Apesar de oferecer uma estrutura robusta, havia indícios de baixa adoção completa da plataforma e uso paralelo de outras ferramentas, como Trello, Excel e sistemas próprios.
O desenho da plataforma foi criado a partir de outro produto adquirido pela empresa. Dessa forma era necessário não apenas um redesign, mas também a reformulação do produto como um todo.
Antes de evoluir o produto, foi necessário entender com profundidade como os usuários estavam gerenciando seus projetos e onde estavam as principais fricções.
Objetivo da Discovery:
Identificar dores reais na gestão de projetos
Entender como o Workflow era utilizado na prática
Mapear lacunas entre expectativa e uso real
Identificar oportunidades de melhoria priorizáveis
desafios.
Foram conduzidas pesquisas qualitativas com diferentes perfis de empresas e usuários, incluindo gestores, arquitetos e equipes técnicas.
As entrevistas exploraram:
Como os projetos eram gerenciados antes do Workflow
Quais módulos eram efetivamente utilizados
Quais funcionalidades geravam dúvidas ou resistência
Quais tarefas exigiam ferramentas paralelas
Quais informações eram consideradas críticas no dia a dia
A partir das entrevistas, foram organizados os relatos em clusters de dor, padrões recorrentes e oportunidades de produto.
Depois disso, as evidências iniciais indicavam:
Dificuldade em visualizar contratos ativos, projetos em andamento e prazos críticos
Dependência de planilhas para visão gerencial
Complexidade na compreensão de nomenclaturas e estrutura do sistema
Uso parcial da ferramenta
Resistência à adoção por parte de equipes acostumadas a outras soluções
O desafio não era adicionar mais funcionalidades, mas entender por que, mesmo com recursos disponíveis, os usuários ainda recorriam a ferramentas externas.
resultados.
Falta de visão macro para gestão: Gestores demonstraram dificuldade em obter uma leitura rápida e consolidada de contratos ativos, projetos em andamento e prazos estourando. Essa limitação fazia com que recorressem ao Excel para obter controle estratégico.
Tempo como principal ativo: O controle de horas era uma necessidade central. Usuários buscavam acompanhar tempo estimado, realizado e duração por marco. Como o tempo representa o principal custo operacional, qualquer imprecisão impactava diretamente a confiança na ferramenta.
Complexidade estrutural e nomenclatura: Termos como “marcos” e “carteira de projetos” não eram intuitivos para todos os usuários. Havia dificuldade em entender a relação entre setup, kanban e marcos, indicando desalinhamento entre arquitetura do sistema e modelo mental do usuário.
Uso paralelo de ferramentas: Mesmo utilizando o Workflow, empresas mantinham Trello, Excel e WhatsApp como apoio. Isso indicava que o produto não estava completamente integrado ao fluxo real de trabalho ou não transmitia clareza suficiente para substituir ferramentas já consolidadas.
Escalabilidade de uso: Empresas com grande volume de tarefas relataram dificuldade com filtros e edição em lote. Isso revelou um problema de escalabilidade da experiência em cenários mais complexos.
O Discovery do Workflow evidenciou que o principal desafio do produto não estava na ausência de funcionalidades, mas no desalinhamento entre a estrutura do sistema e o modelo mental dos usuários. Gestores buscavam uma visão macro clara de contratos e projetos, enquanto projetistas priorizavam organização de tarefas e controle de tempo. Quando essas informações não estavam evidentes ou consolidadas, surgia um buraco no produto, o que levava ao uso complementar de ferramentas como Excel e Trello. Também foram identificadas complexidades semânticas e estruturais, com nomenclaturas pouco intuitivas e organização que exigia esforço cognitivo desnecessário.
A partir desses achados, redefinimos as prioridades do produto para: fortalecer a visão gerencial, dar protagonismo às métricas de tempo e simplificar a arquitetura da informação. O impacto foi estratégico, em vez de expandir funcionalidades, direcionamos esforços para clareza, organização e aderência ao fluxo real de trabalho, reduzindo decisões baseadas em suposição e trazendo mais segurança para a evolução do produto.
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